La soluzione per la conservazione ottica sostitutiva a norma
tDoc
Il sistema di conservazione tDoc è conforme al quadro normativo di riferimento, in particolare alla nuove regole tecniche di attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale e al Decreto in materia di trattamento dei dati personali e permette di garantire la compliance a tutte le norme speciali di settore in merito alla formazione, tenuta conservazione dei documenti (civilistico, fiscale, bancario, assicurativo, sanitario).
La piattaforma tDoc è web-oriented, multi-società e rispondente alla gestione di volumi documentali massivi.
tDoc è la soluzione che consente l’archiviazione e la conservazione sostitutiva, a norme UE, di qualsiasi tipologia di documentazione digitale.
Le principali funzionalità
· Definizione automatizzata delle classi documentali
· Definizione personalizzata delle tempistiche di conservazione
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Acquisizione documenti da altre applicazioni (Sistemi di scansione/ECM)
· Archiviazione con link logici tra documenti
· Archiviazione di documenti master e relativi allegati
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Archiviazione cifrata dei documenti
· Gestione Metadati personalizzati per classi documentali e per Azienda
· Gestione ed attivazione firma automatica e massiva per ciascuna Azienda
· Ricerca e visualizzazione documenti
· Definizione Utenze con privilegi di accesso differenziati
I principali componenti
Data base
Il data base è repository della configurazione di tDoc (aziende, utenti, classi documentali, ecc.) e di tutti i metadati relativi ai documenti. Il database può essere MySQL oppure Oracle e può essere configurato in alta disponibilità.
Archivio
Nell’archivio vengono salvati i documenti e i lotti. L’archivio può essere ad esempio il file system locale, un disco condiviso, una partizione in NFS.
Back end
Componente opzionale che viene usato come repository dei documenti e dei lotti contenuti in tDoc. Può essere usato come repository esclusivo o come backup dell’archivio.
Il back end può essere un documentale, come FileNet P8 o IBM Content Manager o Documentum, oppure una piattaforma di archiviazione dati come EMC Centera e Cassandra.
Nel primo caso, i documenti archiviati e conservati nel documentale potranno essere acceduti anche attraverso l’interfaccia di consultazione del documento stesso.
tDoc
Applicazione che svolge il lavoro di archiviazione e conservazione interfacciandosi con le altre componenti appena descritte.
tDoc
Esiste la possibilità di avere più istanze dell’applicazione, appartenenti ad uno stesso cluster, che gestiscono in maniera coordinata i processi di conservazione sostitutiva.
Garantisce ai documenti autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità dalla loro formazione fino a tutto il periodo di conservazione.
Il sistema permette di implementare un processo di conservazione costituito dai pacchetti informativi previsti dalle regole tecniche (pacchetto di versamento, rapporto di versamento, pacchetto di archiviazione e pacchetto di distribuzione) e dal modello di riferimento Open Archival Information System (OAIS ISO 14271:2003).